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CertificaLey: La solución inteligente para gestionar contratistas, controlar documentación laboral y simplificar la certificación bajo la Ley 20.123 en Chile
Digitaliza la gestión de contratistas y subcontratistas, centraliza la documentación laboral y previsional, mejora el control de cumplimiento y toma decisiones con información organizada, trazable y disponible en línea.
En las empresas que trabajan bajo el régimen de subcontratación, mantener el control de las obligaciones laborales y previsionales de sus contratistas no es una tarea menor. Cada contrato, trabajador, obra, faena y período de certificación implica documentación que debe ser recopilada, revisada, validada y respaldada oportunamente.
Cuando estos procesos se administran mediante correos electrónicos, planillas Excel, carpetas compartidas y documentos dispersos, el trabajo administrativo aumenta considerablemente. Se multiplican las solicitudes de antecedentes, se dificulta identificar documentos pendientes, se pierde tiempo buscando información y resulta más complejo mantener un seguimiento actualizado de cada empresa contratista.
Para responder a esta necesidad nace CertificaLey, una plataforma especializada en gestión documental y certificación laboral y previsional para empresas mandantes, contratistas y subcontratistas en Chile.
Su objetivo es transformar un proceso tradicionalmente complejo en una gestión digital, centralizada, ordenada y trazable, permitiendo que cada participante tenga acceso a las herramientas necesarias para cumplir sus responsabilidades documentales y mantener un seguimiento permanente de sus procesos de certificación.
¿Qué es CertificaLey y cómo ayuda a las empresas?
CertificaLey es un software de gestión de contratistas y certificación laboral y previsional que permite administrar desde una misma plataforma la información de empresas, trabajadores, contratos, obras y faenas.
Su funcionamiento conecta a los distintos participantes del proceso: empresas mandantes, contratistas, subcontratistas y revisores o certificadores.
Cada usuario dispone de un entorno de trabajo de acuerdo con sus responsabilidades y permisos de acceso. Esto permite que las empresas contratistas incorporen sus antecedentes, los revisores realicen la validación documental y los mandantes puedan consultar los resultados, certificados e historial de cada proceso.
La plataforma permite gestionar documentación como:
- Certificados laborales y previsionales F-30 y F-30-1.
- Liquidaciones de remuneraciones.
- Contratos de trabajo y anexos.
- Finiquitos y antecedentes de término de relación laboral.
- Comprobantes de pago de cotizaciones previsionales.
- Documentación de trabajadores asociados a contratos y faenas.
- Antecedentes de prevención de riesgos y seguridad.
- Otros documentos exigidos por la empresa mandante según sus procesos.
Todo esto mediante una estructura organizada que facilita la revisión, el seguimiento de vencimientos, la identificación de observaciones y la emisión de resultados de certificación.
La Ley 20.123 y la importancia de controlar a contratistas y subcontratistas
La Ley 20.123 regula el trabajo en régimen de subcontratación e incorporó disposiciones al Código del Trabajo relacionadas con las responsabilidades de las empresas principales respecto de las obligaciones laborales y previsionales de contratistas y subcontratistas.
Para las empresas mandantes, esto significa que la administración de sus proveedores y empresas contratistas requiere procedimientos adecuados de control documental y verificación de antecedentes.
No basta con contratar un servicio y recibir una factura. Es importante contar con mecanismos que permitan revisar la documentación correspondiente, identificar eventuales incumplimientos y mantener respaldos de las gestiones realizadas.
En este escenario, CertificaLey se convierte en un aliado para organizar y facilitar estos procesos, proporcionando herramientas que permiten:
- Mantener un registro actualizado de empresas contratistas.
- Asociar trabajadores a sus respectivos contratos y faenas.
- Centralizar antecedentes laborales y previsionales.
- Establecer requisitos documentales según cada proceso.
- Revisar documentos y registrar observaciones.
- Identificar documentación pendiente, vencida o rechazada.
- Consultar los resultados de certificación.
- Mantener un historial de los procesos realizados.
- Generar certificados digitales con código QR y verificación en línea.
Importante: CertificaLey facilita la gestión y revisión documental, pero no reemplaza las obligaciones legales de las empresas ni emite certificados oficiales de la Dirección del Trabajo. Los documentos oficiales F-30 y F-30-1 deben obtenerse mediante los canales correspondientes.
¿Por qué las empresas necesitan un software de certificación laboral?
Uno de los principales problemas de la administración de contratistas es la cantidad de información que debe procesarse periódicamente.
Una empresa puede trabajar simultáneamente con diferentes contratistas, cada uno con sus propios trabajadores, contratos, servicios y faenas. Además, la documentación debe actualizarse de acuerdo con los períodos de certificación y los requisitos definidos por el mandante.
Sin una herramienta especializada, estas tareas pueden convertirse en procesos lentos y difíciles de controlar.
1. Menos correos electrónicos y documentación dispersa
Centraliza la información en una sola plataforma y evita depender de múltiples correos electrónicos para solicitar, recibir y revisar documentos.
Cada contratista puede ingresar a su módulo, identificar los antecedentes solicitados y realizar la carga documental correspondiente.
2. Mayor control sobre el cumplimiento documental
Conoce el estado de cada proceso y visualiza qué documentos han sido presentados, cuáles están pendientes y cuáles requieren correcciones.
Esto permite actuar oportunamente y evitar que las observaciones documentales pasen inadvertidas.
3. Reducción de tiempos administrativos
Disminuye las tareas repetitivas relacionadas con la recepción, clasificación, búsqueda y seguimiento de antecedentes.
Los responsables pueden concentrar sus esfuerzos en revisar información, resolver observaciones y gestionar los procesos de certificación.
4. Historial y trazabilidad
Mantén los antecedentes organizados y consulta los resultados de certificaciones anteriores.
La trazabilidad facilita conocer el desarrollo de cada proceso y disponer de información respaldatoria cuando sea necesario.
5. Mayor transparencia entre mandantes y contratistas
Todos los participantes pueden trabajar sobre un proceso organizado, con información disponible según sus permisos y responsabilidades.
Esto contribuye a mejorar la comunicación y reducir las diferencias relacionadas con documentos pendientes, rechazados o no presentados.
Una plataforma diseñada para cada participante del proceso
CertificaLey no está pensada únicamente para la empresa mandante. Su estructura permite que cada participante intervenga directamente en las etapas que le corresponden.
Módulo para empresas mandantes
La empresa mandante puede administrar sus contratos, empresas contratistas, trabajadores y faenas desde un mismo panel de control.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran:
- Registro y administración de empresas contratistas.
- Creación y gestión de contratos y faenas.
- Configuración de requisitos documentales.
- Seguimiento del cumplimiento de cada contratista.
- Consulta de certificados favorables y desfavorables.
- Visualización de estadísticas y avances.
- Consulta del historial de certificaciones.
- Acceso a certificados digitales verificables mediante QR.
Beneficio para el mandante: mayor visibilidad sobre la documentación de sus contratistas, mejor organización de los antecedentes y una gestión más eficiente de los procesos de control y certificación.
Módulo para empresas contratistas y subcontratistas
Las empresas contratistas cuentan con un espacio para administrar sus propios antecedentes y los documentos de sus trabajadores.
Desde su panel pueden:
- Consultar los contratos y faenas asociados.
- Registrar y administrar colaboradores.
- Cargar documentación laboral y previsional.
- Consultar los documentos solicitados.
- Visualizar porcentajes de cumplimiento.
- Identificar documentos pendientes.
- Revisar observaciones y motivos de rechazo.
- Corregir antecedentes y volver a presentarlos.
- Descargar certificados emitidos.
- Consultar el historial de certificaciones.
Beneficio para el contratista: mayor autonomía, menos intercambios administrativos y la posibilidad de conocer oportunamente qué antecedentes debe corregir o completar para avanzar en su proceso de certificación.
Módulo para revisores y certificadores
Los revisores son una parte fundamental del proceso, ya que tienen la responsabilidad de examinar los antecedentes presentados y determinar si cumplen con los requisitos establecidos.
CertificaLey permite:
- Acceder a la documentación presentada.
- Revisar antecedentes por empresa, trabajador y período.
- Aprobar o rechazar documentos.
- Registrar observaciones y motivos de rechazo.
- Realizar seguimiento de las revisiones.
- Consultar fechas de aprobación.
- Gestionar alertas y cierres de períodos.
- Emitir resultados favorables o desfavorables.
Beneficio para el revisor: una herramienta que organiza su trabajo, facilita la identificación de documentos pendientes y permite mantener un registro del proceso de validación.
Certificados digitales con código QR y verificación en línea
Una de las funcionalidades relevantes de CertificaLey es la emisión de certificados digitales asociados al resultado del proceso de certificación.
Una vez realizada la revisión correspondiente, el sistema permite emitir un certificado favorable o desfavorable en formato PDF, incorporando un código QR único que facilita su consulta mediante un validador en línea.
Esta funcionalidad permite:
- Disponer de un respaldo digital del resultado.
- Consultar el certificado de manera sencilla.
- Facilitar la verificación de autenticidad del documento.
- Compartir los resultados con los participantes autorizados.
- Mantener un historial de certificados emitidos.
De esta manera, el proceso no termina con la revisión de documentos: también permite disponer de un respaldo digital organizado y verificable.
Automatiza el seguimiento de documentos y vencimientos
Uno de los mayores desafíos en la gestión de contratistas es mantener actualizada la documentación durante toda la vigencia de un contrato.
Los trabajadores pueden ingresar o retirarse de una faena, cambiar sus condiciones contractuales o generar nuevos antecedentes que deben ser incorporados al expediente correspondiente.
CertificaLey incorpora herramientas de seguimiento y alertas para facilitar el control de estos movimientos.
Entre sus funcionalidades destacan:
- Alertas de vencimiento de documentos.
- Notificaciones de aprobación y rechazo.
- Recordatorios de fechas de certificación.
- Identificación de documentos pendientes.
- Seguimiento de avances por período.
- Reportes de cumplimiento y movimientos de personal.
Con esta información, los responsables pueden anticiparse a los requerimientos documentales y organizar mejor sus actividades.
Gestión centralizada de múltiples contratos y faenas
Para las empresas que trabajan en diferentes ubicaciones, proyectos u operaciones, mantener la documentación separada y correctamente identificada es fundamental.
CertificaLey permite gestionar múltiples contratos y faenas desde una misma plataforma, facilitando la asociación de empresas, trabajadores y antecedentes a cada operación.
Esto resulta especialmente útil para organizaciones que trabajan en:
- Construcción y obras civiles.
- Minería y servicios asociados.
- Transporte y logística.
- Aseo industrial y servicios generales.
- Seguridad privada.
- Servicios de salud.
- Mantención industrial.
- Operaciones productivas.
- Servicios profesionales y técnicos.
- Empresas con operaciones distribuidas en distintas regiones.
La plataforma permite adaptar la gestión documental a los requerimientos de cada mandante y a las características de sus operaciones.
Las principales ventajas competitivas de CertificaLey
Elegir una plataforma especializada no significa solamente incorporar un nuevo software. Significa mejorar la manera en que la organización administra sus procesos y coordina a sus participantes.
Estas son algunas de las ventajas que ofrece CertificaLey:
Centralización: toda la información se administra desde un entorno digital organizado.
Multiempresa: permite gestionar distintas empresas contratistas y sus respectivas operaciones.
Multifaena: administra diferentes obras, servicios y faenas desde un mismo panel.
Multiusuario: incorpora perfiles de acceso para mandantes, contratistas, supervisores y revisores.
Trazabilidad: facilita el seguimiento de documentos, observaciones y resultados.
Flexibilidad: permite configurar requisitos y criterios documentales según las necesidades de cada mandante.
Accesibilidad: plataforma web disponible para trabajar desde distintos lugares y dispositivos con conexión a Internet.
Seguridad: administración de usuarios y permisos para delimitar el acceso a la información.
Certificación digital: emisión de certificados PDF con código QR y verificación en línea.
Evolución constante: mejoras y actualizaciones para optimizar la experiencia y los procesos de trabajo.
Adaptabilidad: posibilidad de evaluar funcionalidades específicas de acuerdo con las necesidades operativas de cada organización.
CertificaLey: tecnología desarrollada a partir de necesidades reales
Una de las características que distingue a CertificaLey es que su desarrollo responde a necesidades identificadas directamente en procesos de gestión de personas, administración laboral y certificación de contratistas.
No se trata de una herramienta creada exclusivamente desde una perspectiva tecnológica, sino de una solución construida considerando las dificultades que enfrentan diariamente los profesionales que participan en estos procedimientos.
Detrás de CertificaLey existe la experiencia de RED RECURSOS HUMANOS, empresa especializada en servicios de gestión de personas, remuneraciones y administración laboral, cuyos profesionales cuentan con más de 20 años de experiencia en estas áreas.
Esta experiencia permite comprender que cada empresa tiene diferentes necesidades, que los procesos de certificación requieren criterios claros y que la tecnología debe estar al servicio de las personas que realizan estas labores.
CertificaLey: creada por profesionales que conocen los procesos, para empresas que necesitan resultados.
Planes diseñados para diferentes tamaños de operación
Cada organización tiene una cantidad diferente de trabajadores, contratistas y faenas. Por eso, CertificaLey dispone de alternativas para adaptarse a distintas necesidades operativas.
Plan Starter
Una alternativa para empresas que comienzan a digitalizar sus procesos de certificación.
- Hasta 40 colaboradores para acreditar.
- Hasta 2 empresas contratistas.
- Faenas ilimitadas.
- Acceso a módulos de contratista, revisor, supervisor y mandante.
- Expedientes e historial de certificación.
- Certificados PDF con QR.
- Alertas de vencimientos por correo.
- Soporte mediante tickets.
Plan Premium
Pensado para organizaciones que necesitan gestionar una mayor cantidad de contratistas.
- Hasta 100 colaboradores para acreditar.
- Hasta 7 empresas contratistas.
- Faenas ilimitadas.
- Módulos para los distintos participantes.
- Expedientes e historial de certificación.
- Certificados digitales verificables.
- Seguimiento de cumplimiento.
- Alertas y soporte mediante tickets.
Plan Business
Diseñado para empresas con operaciones de mayor envergadura y necesidades de administración más amplias.
- Colaboradores ilimitados.
- Empresas contratistas ilimitadas.
- Faenas ilimitadas.
- Administración multiusuario.
- Expedientes e historial de certificaciones.
- Certificados PDF con QR.
- Seguimiento y reportes.
- Auditorías por fechas y cortes programados.
- Soporte mediante tickets.
Plan Ultimate Certificador
Para empresas mandantes que prefieren delegar el proceso de revisión y certificación laboral y previsional.
Incluye:
- Servicio de certificación realizado por CertificaLey.
- Acceso para contratistas y mandantes.
- Panel de seguimiento.
- Revisión y validación documental.
- Emisión de certificados favorables o desfavorables.
- Expedientes e historial de certificación.
- Alertas de vencimiento.
- Auditorías por fechas y cortes programados.
- Ejecutivo responsable de revisión y certificación.
- Soporte prioritario.
No todas las empresas necesitan administrar la certificación de la misma manera. Por eso, CertificaLey ofrece alternativas tanto para quienes desean realizar su propia gestión como para quienes prefieren contar con apoyo especializado.
¿Qué beneficios obtiene una empresa al implementar CertificaLey?
La incorporación de CertificaLey puede generar mejoras concretas en distintas áreas de la organización.
En administración: reduce la dispersión documental y facilita la organización de antecedentes.
En recursos humanos: permite mantener un mejor control de contratos, liquidaciones, finiquitos y documentación de trabajadores.
En prevención de riesgos: facilita la administración de los antecedentes de seguridad y documentación exigida para cada operación, según la configuración del proceso.
En operaciones: permite visualizar el estado de cumplimiento de contratistas asociados a diferentes servicios y faenas.
En finanzas: facilita disponer de antecedentes documentales revisados para apoyar los procedimientos internos relacionados con estados de pago y control de proveedores.
En auditoría: proporciona historial y trazabilidad de los procesos de revisión y certificación.
El resultado es una gestión más organizada, con información centralizada y herramientas que facilitan la coordinación entre las distintas áreas.
Digitaliza hoy la certificación de tus contratistas
Seguir administrando cientos de documentos mediante planillas, correos electrónicos y carpetas independientes puede consumir tiempo y recursos que tu empresa necesita destinar a actividades de mayor valor.
La transformación digital de estos procesos permite trabajar de forma más ordenada, mejorar el seguimiento documental y disponer de información cuando realmente se necesita.
Con CertificaLey puedes centralizar la gestión de contratistas, administrar trabajadores y faenas, revisar documentación, identificar incumplimientos documentales y emitir certificados digitales con verificación en línea.
No importa si tu empresa administra dos contratistas o una operación con múltiples empresas y faenas: contar con una herramienta especializada permite establecer un proceso más claro, controlado y eficiente.
Deja atrás la gestión documental dispersa. Dale a tu empresa una solución profesional para administrar, revisar y certificar a sus contratistas.
¡Conoce CertificaLey y comienza a transformar tu gestión!
Solicita una demostración, conoce las funcionalidades de la plataforma y encuentra el plan que mejor se adapte a tu organización.
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CertificaLey – Software de gestión de contratistas y certificación laboral y previsional en Chile.
Menos correos. Más control documental. Mayor trazabilidad. Una gestión más eficiente.
Última actualización el dia 4 de Noviembre de 2026 por RedRRHH
